Indice
- Introduzione
- Perché è importante e quali sono i vantaggi di una buona gestione del tempo?
- Identificare le proprie priorità: come determinare quali attività sono davvero importanti e come assegnare loro la giusta quantità di tempo
- Imparare a dire “no”: gestire le richieste degli altri in modo efficace
Introduzione
Il concetto di “ruota del criceto” è ormai talmente popolare che tutti ne conoscono il significato.
È, invece, molto più difficile capire se ci si trova all’interno della ruota del criceto.
Procediamo dall’inizio: che cos’è la ruota del criceto?
All’interno delle gabbie per i criceti c’è sempre una ruota. Quella ruota serve per dargli l’illusione di essere libero e di correre nei prati.
Così il criceto usa tutto il suo tempo e le sue energie per correre come un pazzo nella ruota, ma non si accorge che in realtà è fermo, perché la ruota è dentro alla gabbia.
Se quando arriva la sera tu continui ad essere stanco e il tuo studio non riesce a decollare, allora è probabile che tu sia il criceto.
Perché è importante e quali sono i vantaggi di una buona gestione del tempo?
Molti di noi si sentono spesso stressati e sommersi dalle attività e dalle responsabilità quotidiane. A volte ci sembra di non avere mai abbastanza tempo per fare tutto ciò che vorremmo o che dovremmo fare.
Ma la buona notizia è che con un po’ di organizzazione e pianificazione possiamo imparare a gestire il nostro tempo in modo più efficace, così da avere maggiore controllo sulla nostra vita e sentirci meno stressati.
Ma perché è così importante gestire il nostro tempo? Ecco alcuni dei vantaggi di una buona gestione del tempo:
- Risparmiare tempo: una buona gestione del tempo ci permette di fare più cose in meno tempo, così da avere più tempo libero per noi stessi o per dedicarci alle attività che ci piacciono di più.
- Aumentare l’efficienza: una buona gestione del tempo ci aiuta a fare le cose in modo più efficiente, senza sprecare tempo in attività inutili o distrazioni.
- Raggiungere i nostri obiettivi: gestendo il nostro tempo in modo efficace, possiamo concentrarci sugli obiettivi che ci siamo prefissati e lavorare con più determinazione per raggiungerli.
- Aumentare la produttività: una buona gestione del tempo ci permette di fare di più in meno tempo, aumentando la nostra produttività e il nostro rendimento.
- Ridurre lo stress: gestendo il nostro tempo in modo efficace, possiamo ridurre lo stress e sentirci meno sopraffatti dalle nostre responsabilità.
Identificare le proprie priorità: come determinare quali attività sono davvero importanti e come assegnare loro la giusta quantità di tempo
Spesso ci sentiamo sommersi dalle attività e dalle responsabilità quotidiane e non sappiamo come organizzare il nostro tempo per fare tutto.
Una delle chiavi per gestire il nostro tempo in modo efficace è quella di identificare le nostre priorità e concentrarci su di esse. Ma come facciamo a capire quali sono le nostre priorità?
Ecco alcuni suggerimenti per identificare le proprie priorità:
- Fissare degli obiettivi: prima di tutto, è importante stabilire quali sono i nostri obiettivi a lungo termine e quali sono i passi che dobbiamo fare per raggiungerli. Questo ci aiuterà a capire quali attività sono davvero importanti per noi e quali possiamo tralasciare.
- Fare una lista delle attività: scrivi una lista di tutte le attività che devi fare e classificale in base all’importanza e all’urgenza. Le attività che sono entrambe importanti e urgenti dovrebbero essere le tue priorità principali.
- Le 3 domande: chiediti per ogni attività se è necessario che sia tu a farla (è una tua responsabilità), se è importante (avrà un impatto significativo sul tuo lavoro) e se è urgente (deve essere fatta subito). Le attività che rispondono positivamente a tutte e tre le domande dovrebbero essere le tue priorità principali.
Una volta identificate le nostre priorità, dobbiamo anche assicurarci di assegnare loro la giusta quantità di tempo. Ecco alcuni suggerimenti per fare questo:
- Pianificare il nostro tempo: utilizza una agenda o un’app per pianificare le tue attività e assicurati di dedicare il giusto tempo alle tue priorità.
- Fare il “time batching”: raggruppa le attività simili in “batch” e dedica loro un blocco di tempo specifico. Ad esempio, potresti dedicare un’ora al giorno alle attività di risposta alle email o alle chiamate telefoniche.
- Imparare a dire “no”: a volte dobbiamo rifiutare impegni che non rientrano nelle nostre priorità o che ci distraggono dai nostri obiettivi. Non dobbiamo sentirci in colpa per questo, soprattutto se sappiamo che non abbiamo il tempo o l’energia per far fronte a questi impegni.
- Fare una pausa: non dobbiamo sentirci in colpa per prenderci del tempo per noi stessi. Fare una pausa ogni tanto ci aiuterà a ricaricare le batterie e a rimanere concentrati sui nostri obiettivi.
Imparare a dire “no”: gestire le richieste degli altri in modo efficace
In questa lezione vedremo come rifiutare impegni che non rientrano nelle nostre priorità e come gestire le richieste degli altri in modo efficace.
Spesso ci sentiamo sotto pressione per accettare tutti gli impegni che ci vengono proposti, sia a livello lavorativo che personale. Ma imparare a dire “no” è una competenza fondamentale per gestire il nostro tempo in modo efficace e per proteggere il nostro benessere.
Ecco alcuni suggerimenti per imparare a dire “no” in modo efficace:
- Sii sincero: spiega chiaramente il perché non puoi accettare l’impegno e cerca di essere il più sincero possibile. Ad esempio, potresti dire “Mi dispiace, ma non ho il tempo per questo impegno in questo momento” o “Grazie per avermi chiesto, ma non rientra nelle mie priorità al momento”.
- Offri alternative: se non puoi accettare l’impegno, cerca di offrire delle alternative. Ad esempio, potresti proporre di fare qualcos’altro insieme o di fare una pausa e riparlarne in seguito.
- Non sentirti in colpa: non dobbiamo sentirci in colpa per dire “no” agli impegni che non rientrano nelle nostre priorità o che ci distraggono dai nostri obiettivi. Siamo tutti responsabili del nostro tempo e del nostro benessere.
- Sii gentile: anche se diciamo “no”, dobbiamo fare in modo di essere gentili e rispettosi verso gli altri. Un modo per fare questo è ringraziare la persona per averci proposto
Inoltre, è importante imparare a gestire le richieste degli altri in modo efficace, soprattutto se siamo in una posizione di responsabilità o di leadership. Ecco alcuni suggerimenti per fare questo:
- Definire i nostri limiti: è importante stabilire i nostri limiti e farli rispettare. Ad esempio, potresti dire “Sono disponibile per aiutare, ma solo fino alle 17” o “Posso fare del mio meglio, ma non posso garantire di fare tutto”.
- Utilizzare le tecniche di comunicazione assertiva: la comunicazione assertiva ci permette di esprimere i nostri bisogni e i nostri limiti in modo chiaro e rispettoso. Ad esempio, potresti dire “Grazie per avermi chiesto di aiutare, ma non posso fare questo perché ho già altri impegni” o “Capisco che hai bisogno di una risposta subito, ma non sono in grado di fornirtela in questo momento”.
- Chiedere il supporto degli altri: se sei in una posizione di leadership e hai molte richieste da gestire, cerca di coinvolgere gli altri nella decisione. Chiedi loro il loro parere e cerca di trovare soluzioni insieme.
- Impostare delle regole: se sei in una posizione di leadership, potresti impostare delle regole per gestire le richieste degli altri. Ad esempio, potresti avere delle finestre di tempo specifiche per rispondere alle email o potresti chiedere alle persone di inviare le loro richieste per iscritto invece che verbalmente.
In conclusione, imparare a dire “no” è una competenza fondamentale per gestire il nostro tempo e il nostro benessere. Ricorda di essere sincero, offrire alternative, non sentirti in colpa e essere gentile quando devi rifiutare un impegno. Inoltre, impara a gestire le richieste degli altri in modo efficace definendo i tuoi limiti, utilizzando la comunicazione assertiva, coinvolgendo gli altri nella decisione e impostando delle regole.
