Serve arte o consapevolezza?
Indice
- Serve arte o consapevolezza?
- Deleghi o metti in difficoltà?
- Passaggi chiave della delega
- Non dimenticarti di aver delegato, monitora
- Altri suggerimenti utili
La chiamiamo arte, ma per essere efficaci basta avere e seguire un metodo.
Prima di ragionare sul metodo però è fondamentale partire dalla mentalità e dall’intenzione.
Chiunque abbia un’attività propria dichiara di voler delegare, ma perché in pochi ci riescono davvero?
Tanti risponderebbero: “perché non ho persone a cui delegare”.
Chi invece i collaboratori li ha, direbbe: “non ho le persone giuste e affidabili”.
In entrambi i casi la domanda da farsi è: perché non ho le persone (giuste)?
Altri userebbero la carta: “nessuno sa farlo come lo faccio io”
Probabilmente è vero, ma non significa che gli altri non sappiano farlo comunque al giusto livello di qualità (o addirittura meglio).
Oppure ancora: “sto prima a farlo da me”.
Vero sul breve, ma anche sul lungo termine? Stai davvero selezionando le giuste attività da delegare?
In tutti questi casi, alla base c’è sempre una resistenza alla delega, ovvero non si vuole perdere il “potere” di conoscenza e capacità che si ha, rischiando di scoprire che altri magari saprebbero addirittura lavorare meglio.
Per arrivare alla delega serve prima sganciarsi da questa componente inconscia, in pochi dichiarano apertamente che NON vogliono delegare e generalmente sono persone che delegano molto più della media, selezionando in modo ponderato e strategico le attività da delegare.
Pensa quanti architetti vorrebbero crescere, circondarsi di collaboratori, ma poi non attivano davvero un processo di crescita e delega per le persone con cui lavorano.
Certo, c’è sempre la motivazione del tempo, delle risorse economiche e delle urgenze, ma se ciò è una costante vuol dire che alla base c’è qualcosa di più profondo, quasi sempre la paura di perdere potere.
Ciò che serve è capire che più si delega, più si ha tempo per alzare le attività a vero valore.
C’è chi diceva: “Se sei la persona che sa di più nella stanza, sei nella stanza sbagliata”
Deleghi o metti in difficoltà?
Compreso che spesso non si delega perché può esserci un blocco interno, altro aspetto fondamentale da chiarire è cosa è delega e cosa è “scarica barile”.
Passare un’attività a un collaboratore senza che questo abbia tutte le informazioni e capacità per portarla a termine con successo, non è delega, è scarica barile.
Se le attività vengono passate a chi non ha elementi e competenze per realizzarle efficacemente ciò rafforzerà le varie convinzioni disfunzionali:
- solo io so farlo (o farlo bene)
- sto prima a farlo da solo
- le mie persone non sono affidabili
- …
Farsi aiutare è la chiave per crescere e lavorare sempre meglio, ma per delegare serve aiutare la persona ad aver tutto per raggiungere la metà.
Passaggi chiave della delega
Quando deleghi devi accertarti di dare chiari e precisi obiettivi, se la richiesta che fai non è oggettiva, sarà difficile valutare se la persona ha svolto adeguatamente il suo compito.
Ad esempio, una cosa è chiedere di mettere in ordine gli ultimi 10 progetti nell’archivio, altra cosa è chiedere di mettere in ordine l’archivio (intendendo vanno messi via gli ultimi 10 progetti).
La delega deve tener conto dei tempi.
Entro quando deve essere terminato il lavoro? Se ci sono più attività e deleghe, quali sono le scadenze e le priorità?
Se non sono dichiarate, difficilmente la persone avrà in mente le tue urgenze!
Quali sono i criteri da rispettare? Cosa è indispensabile che la persona che riceve la delega sappia, segua e faccia?
Non dare per scontato che la persona sappia fare ciò che stai chiedendo (o la sappia fare come va fatto nel tuo studio di architettura).
Ci sono competenze che devi passare prima di lasciar lavorare la persona?
Piuttosto che dare per scontate le cose, chiedi alla persona se ha tutti gli elementi per procedere, se conosce l’attività, se sa usare gli strumenti richiesti.
Apparentemente tutti questi punti danno l’idea di rallentare la delega, in realtà la velocizzano notevolmente andando ad eliminare imprevisti ed errori!
Non dimenticarti di aver delegato, monitora
Una volta avviata la delega, soprattutto se è un progetto complesso e lungo, serve tenere monitorata la situazione.
Crea un sistema per te costante di monitoraggio.
Puoi definire dei dati precisi su cui vuoi essere aggiornato con una frequenza precisa.
Puoi impostare delle riunioni di monitoraggio, giornaliere, settimanali, mensili.
La frequenza dipenda da più fattori, il tipo di delega, l’importanza e l’impatto dell’attività, la competenza e capacità della persona.
Il monitoraggio ti darà la possibilità di dare feedback costanti e correggere prontamente la situazione se ce ne fosse bisogno, oltre che poter tener alto sempre il coinvolgimento e motivazione dei collaboratori.
Se ad esempio deleghi la messa in ordine dell’archivio, il vedere il lavoro finito, scoprendo che non è come lo volevi, rischia di far perdere tempo ed entusiasmo a tutti!
Vedere a fine della prima ora di lavoro come sta venendo l’archivio, fa correggere istantaneamente la situazione.
Altri suggerimenti utili
Segui le persone, coinvolgile, motivale, formale costantemente così che siano subito pronte per ricevere la delega quando ci sarà necessità e bisogno.
Non è più come una volta che il nuovo arrivato nello studio doveva imparare tutto in autonomia, a volte scoprendo i “segreti” dei suoi colleghi.
Oggi c’è una così alta ricerca di collaboratori, che si può cambiare studio (o lavoro) in 5 minuti.
Quando il lavoro è fatto particolarmente bene, ringrazia!
Ringraziare e dimostrare la propria gratitudine è una chiave potente per le relazioni interne!
Prima di essere colleghi si è sempre persone che stanno condividendo un pezzo di vita!
Lascia nel passato ciò che non ha funzionato, usalo per imparare e poi torna al presente con un occhio sul futuro. Non rivangare o far pesare ciò che c’è stato, se un’attività non è andata a buon termine (ma reputi la persone adeguata), chiudi il capitolo e aprine uno nuovo.
Non perdere tempo ed energia su aspetti che possono solo creare frustrazione.
Il successo del tuo studio di architettura non dipende solo da te titolare, soprattutto se hai ambizioni importanti.
Crea un ambiente di fiducia e coinvolgilo reciproco!
Da soli si va più veloci, ma insieme si va più distanti!
Alcuni progetti possono essere realizzati solo con un lavoro di squadra!
